Existen muchas formas de evaluar un software contable, pero sin duda alguna estas son algunas de las caracteristicas que te recomendamos que siempre tengas en cuenta al adquirir uno de estos. Puede que algunas parezcan demasiado obvias y otras no tan importantes pero como veras, en los detalles va la perfección. Sin mas….
Cuentas por pagar
El escenario de cuentas por pagar, (también conocido como proveedores), permite llevar un registro de las actividades comerciales de la empresa en respecto a lo que adeuda a terceros, ya sean proveedores, bancos u otras obligaciones financieras. Si el software contable que se usa no dispone de esta funcionalidad, se pueden tener serios problemas a la hora de pagar las deudas y tener una liquidez adecuada para el buen funcionamiento de la empresa
Cuentas por cobrar – Cartera
Asi como una empresa necesita hacer seguimiento de sus deudas (las cuentas por pagar), tambien se debe tener una gestión integral de lo que son las cuentas por cobrar, que no son nada mas que las deudas que tienen los terceros con la empresa, ya sean creditos a clientes, prestamos, etc.
Sin esta funcionalidad se puden perder valiosos recursos para la empresa, ademas de quepuede ser mas dificil reconocer entre los buenos y malos clientes.
Impuestos
Es bastante logico que los buenos aplicativos contables tengan una seccion donde se pueda tener la informacion tributaria. Esto permite saber que es lo que se pago, lo que se debe y lo que se esta recaudando. Hay que tener cuidado ya que aunque muchas empresas (casi todas lo tienen integrado) ofrecen los impuestos en el software contable, el sistema esta desarrollado a medias o no cumple con todas complejidades que tiene la ley Colombiana. Muchas compañías extranjeras ofrecen software contables. Muchos de muy buena calidad, pero a la final no están del todo adaptados al complejo sistema tributario colombiano. Por eso hay que prestarle un poco de atención a este punto.
Administración de terceros
Para entenderlo de forma sencilla, las empresas tienen relaciones. Ya sea con sus proveedores, clientes o empleados. Un buen sistema contable va a tener un apartado donde pueda registrar y modificar estos terceros. Pero principalmente, debes poder asociar estas personas a las diferentes acciones y contactos que tenga tu empresa con esta (por ejemplo una factura, credito). Asi, se tiene un control individual y especializado. Esto te permite observar como han ido evolucionando las relaciones con terceros a lo largo del tiempo.
Control de comprobantes
Una empresa cuenta con facturación, y expide esta a sus clientes y proveedores. Con esta funcionalidad puedes llevar un registro de dicha información contable y observarla de una forma mas sencilla. Esto se centra en facturación relacionada con ventas, compras, ingresos, egresos, pagos, entre otros.
Informes generales
La información que se registre adentro de tu software contable la debes poder visualizar y analizar de forma fácil y eficaz. Ya sea por medio de gráficos o balances el análisis de la información registrada es muy importante para la toma de decisiones, decisiones que si tomas de forma informada pueden ayudarla a solucionar problemas y a crecer aun mas tu Pyme.
Conciliación bancaria
Es una de las parte que mas relevancia debe tener. Consiste en la funcionalidad que permite registrar y analizar los movimientos y transacciones realizadas en las cuentas bancarias de la empresas. Y hacia el final del mes, en los movimientos contables de la empresa. Es importante ya que el manejo del dinero de tu Pyme es un punto critico para su supervivencia.
Activos fijos
El escenario de activos fijos tiene que ver con toda la maquinaria con la que cuenta una empresa para llevar a cabo sus procesos administrativos y de producción. Por ejemplo, un PC supone una herramienta de trabajo que hace parte de lo que la actividad de una empresa requiere.
Con esta funcionalidad, tu pyme va a tener un concepto claro de la depreciación que están teniendo los activos que ha obtenido. Si la empresa llega a ser vendida, te hace la vida mas sencilla al tenerlo todo registrado.
Interfaces
Es básicamente la compatibilidad que tenga el software contable con programas de terceros. Por ejemplo: Puedes tener tu contabilidad en un libro de excel. Un buen software contable te permite agregarla al sistema contable con una importanción. Y viceversa, que el sistema contable pueda exportar su información a libros de excel, y todo esto de forma rápida y sencilla. Con esto, añadir grandes cantidades de información o actualizar datos es pan comido.
Éstas características son . Claro que todo depende de las necesidades de tu empresa, pero por regla general debes tener en cuenta todos estos puntos si te quieres ahorrar un par de dolores de cabeza.
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